浅谈混凝土企业工程资料的精细化管理

原标题： 浅谈混凝土企业工程资料的精细化管理

作   者： 徐智

[摘 要] 本文主要介绍了混凝土企业如何对工程资料进行精细化管理，达到降低混凝土销售的商业风险的目的。
[关键词] 工程资料；审查；保管；监控
混凝土企业销售具有销售周期长、合同标的大、合同资料复杂、销售人员素质参差不齐等特点，管控销售中的商业风险就成为了企业必须面对的难题。其中，销售周期长不免出现人员变动的风险，带来工程资料的保管与移交等问题。所以，建立和完善混凝土企业工程资料管理制度，精细化管理每一份工程资料，对规避混凝土销售中的商业风险具有重要意义。


1 工程资料的合规性审查机制
工程资料合规性是规避销售中商业风险的前提，《商业银行合规风险管理指引》对合规的含义“是指商业银行的经营活动与法律、规则和准则相一致”。因此，所谓的工程资料的合规应满足合法性的要求，简而言之是具有诉讼、仲裁活动中的证据效力。签订混凝土销售合同时要审查合同，例如对方的资信情况、合同技术要求、供货服务、结算付款、违约制裁、争议解决等合同条款问题，在合同履行中的结算资料的证明力问题，工程发票的开具与交接问题，工程技术资料的交接问题，以及往来函件等问题。


2 工程资料的保管原则
完善的工程资料保管制度是规避销售中商业风险的重要保障，《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十条“当事人向人民法院提供证据，应当提供原件或者原物。如需自己保存证据原件、原物或者提供原件、原物确有困难的，可以提供经人民法院核对无异的复制件或者复制品。”由此可见，工程资料必须坚持原件保管原则。工程资料保管实行专人专柜负责制，工程资料的定期收缴制度，工程资料的接收、借用、复制登记制度。为了方便查阅，笔者建议按年度月份统一对各工程合同进行独立编号归档，坚持“一工程资料一档案盒”的原则，并将该工程履行中的工程结算资料、发票交接资料、工程技术资料交接资料、往来信函资料等相关资料分类整理归入其中，这样便于有效的管控工程合同履行情况，及时发现履行中所存在的商业风险。


3 工程资料的信息化监控制度
信息化监控制度是规避销售中商业风险的最后防线，采用现代化信息技术系统，将各工程合同资料进行电子影像数据采集入库。笔者认为，统一的数据管理平台，既便于管理者查询使用，同时也便于企业高层及时发现企业经营中存在的问题，更有利于混凝土企业异地连锁经营中的集团统一管控。
综上，所谓混凝土企业工程资料的精细化管理，是指在合规性审查机制的基础上，进行完整的工程资料原件保管，并运用现代化信息技术手段进行监管。


[作者简介] 徐智，男，山东沂水人，毕业于青海民族大学法学院，民商法学硕士研究生，江苏名和集团总经办主任。
[单位地址] 江苏名和集团（212000）


来源：《商品混凝土》杂志